浜松・静岡・豊橋の同窓会幹事代行なら同窓会プラス！会場探しから当日の進行まで全てサポートで楽々安心！
『同窓会の幹事』と聞いてまず真っ先に浮かぶのは何ですか？
・大変 ・めんどくさい ・予算管理が…・
などの言葉ではないでしょうか？それもそのはず、同窓会の幹事はとても大変なのです。
しかし当日を迎えればみんなが楽しんでくれて、そこから新しい出会いやビジネスの発展があったり、初恋の相手と…
など、皆さんに喜ばれるのが嬉しいものです。
しかし、そのためには6～3か月前から準備を始め、貴重な休みを潰して慣れない事を行わなければいけません。
しかも誰にも相談できず、統計も分からずやみくもに会場を決めて大幅な自己負担が発生する事も…
私たちは同窓会が大好きです。人生の節目の思い出に残る日に携わることができ、感動的な場面にも出会えます。
恩師の先生が涙を浮かべて喜んでくれる姿や、久しぶりに会った友人同士が楽しそうにしている姿は見ているだけで感動します。
まずは幹事さんを行う方に同窓会開催のための仕事やポイントをお教えしたいと思います。
■まずは代表幹事を決める
同窓会には発起人（代表幹事）が必要です。
「誰かがやってくれるだろう」と思っていても誰もやってくれません。
思い立ったらすぐに動くのが同窓会成功の最大のポイントです。
■一緒に動いてくれる仲間を探す
幹事の仕事は大変です。半年くらい前から動き出し、直前にはほとんどの休日を潰す覚悟が必要です。
そして準備から当日まで最低でも３～５名の動いてくれる人が必要になります。
| 当日までに行う事 ・会場探し、決定 ・ハガキ作成・印刷 ・参加人数の確認TEL ・景品・プレゼント買い出し ・タイムテーブル作成 ・会場との打ち合わせ ・ブログ作成、更新 |
当日行う事 ・司会 ・受付 ・カメラ係 ・会計 |
用意するもの 受付セット（名簿・ペン・両替金・金庫） ・名札シール ・ゲームに必要な物 ・先生へのプレゼント 音響機材 |
☆POINT☆
『ハガキの作成をする人』や『このグループの連絡は任せる』など分業にするのも一人ひとりの負担が減るのでおススメです。
パソコンが得意な人、連絡を取りやすい人など、得意分野を活かして分担して行うといいでしょう。
☆代行POINT☆
同窓会プラスでは通常幹事さんの行う全ての事を行います。
人数や予算に合わせた会場手配から当日の人数に合わせた景品、先生へのプレゼントなど全てプロのクオリティで行っています。また、受付や音響などの備品は全て無料でレンタルなので、幹事さんが用意するものは名簿だけです。
幹事さんは写真を撮ったりしながら同窓会をお楽しみいただけます。
■３～６か月前から入念に
まずは同窓会を行う日程を決めます。
二十歳の成人式後の同窓会なら日程は決まっていますが、それ以外の場合は基本的に自由です。
地元を離れてしまっている友人が多い場合は、地元に帰省している夏休みやお盆、お正月明けが参加しやすく出席率が高い傾向があるようです。
■人数と予算、イメージに合わせた会場探し
日程が決まったらいよいよ会場探しです。
会場探しの際に一番重要なのはゲストの人数です。
通常同窓会は案内人数の３～８割が参加してくれます。（300名様を招待した場合は90名から240名。）
ワイワイ楽しみたい、リーズナブルに、ちょっと高級感を…など、イメージに合わせた会場をピックアップし、電話で空き状況の確認をし、大まかな人数や予算を伝えておきましょう。
会場によってお食事代が違うので、しっかりチェックしましょう。
音響機材使用料や貸切料がかかる場合もあるので確認をしておきましょう
☆POINT☆
各会場には【最低貸切保障】が決まっています。
『100名以上』や『40万円以上』など、お店によって違いますが、収容人数に対して貸切の最低金額です。
当然大きな会場ほど金額も大きくなります。当日の人数によっては赤字になるので、しっかり検討してください。
☆代行POINT☆
地元の業者なら「卒業してからの年数」「今までの同窓会の実績」などからて大体の参加人数が割り出せます。
その人数に合わせた最適な会場をイメージと予算に合わせてご紹介します。
■ゲスト人数と食事代から予算を決める
会場によってお食事代も様々です。
平均は4000円～7000円くらいですが、年齢や頻度などによっても変わってきます。
食事代＋2000円くらいが一般的です。
☆POINT☆
会費が高いほうが予算は自由になりますが、参加人数が少なくなる事もあります。
逆に安ければ参加人数は増えますが、赤字になるリスクも高くなります。
年齢や大まかな参加人数を考慮して決めましょう。
☆代行POINT
経験豊富な地元の代行会社なら会費と参加人数の傾向を知っています。
みなさんが参加しやすい金額設定とそれに合わせた会場紹介を行っています。
■参加者が「行きたい！」と思う告知をする
参加者が見やすい形での告知をしていきます。
通常往復はがきでの告知が一般的ですが、専用ブログの開設やSNSでの告知も有効です。
まずは皆さんに知っていただきましょう。
住所録から住所を調べ、案内はがきを作成します。
市販のハガキ作成ソフトを使うと修正や変更ができて便利です。
☆POINT☆
往復はがきが一般的ですが、案内専用のブログやSNSサイトを利用するのもいいでしょう。
また、恩師の先生方を招待する場合は封書の方が丁寧です。その際、案内状ではなく招待状として送りましょう。
☆代行POINT☆
同窓会プラスではノウハウがいっぱい詰まった特設ブログを開設します。
同窓会の日時、場所、地図やお料理の写真や景品の写真など、「ゲストの方に行きたい！」と思っていただけるので、出席人数が多くなります。同窓会後はその時の写真なども載せていくので参加できなかったゲストにも好評です。
また、ブログは同窓会後も使えるので皆さんのコミュニケーションの場として使っていただけます。
豊橋市立南部中学校様の例
■参加者の人数に合わせて予算の検討
パーティ当日の約一か月前に返信をいただくように設定しておきます。
この時点で約半数くらいの出欠席の人数が把握できます。
100名最低保障の会場で70名しか来なかった場合、30名分×お食事代（約5000円）が幹事の負担…なんて事もあります。
☆POINT☆
集まる人数×会費ー（お食事代＋ハガキ代など必要経費）＝景品など自由に使える金額
参加人数が多いほど景品など自由に使える金額が多くなり、同窓会が華やかになります。
想定より少ない場合は幹事の自己負担にもなりかねないので、みなさんに参加していただけるよう頑張りましょう。
☆代行POINT☆
同窓会プラスなら、豊富な経験から人数を割り出し、最適な会場を紹介するので幹事の負担はありません。
■出欠席の確認を手分けして行います。
この段階でのゲストは
①ハガキが届き、出席の連絡をくれた人
②ハガキが届き、欠席の連絡をくれた人
③ハガキが届いているけど返事がない人
④住所が変わっていてハガキが届いていない人
になります。
まずは幹事数人で、「ハガキが届いているけど返事がない人」に連絡をしていきます。
同時に④の方のためにブログなどでに連絡をしていただくように告知をします。
☆POINT☆
電話やメールなど、数人で分担して行いましょう。
☆代行POINT☆
ブログで「連絡が取れない方リスト」を公開します。
その方と連絡を取れる方にブログのURLを伝えていただき、そこから連絡を取っていきます。
■一週間前に人数の最終確定
会場への人数の最終確定は一週間前です。
それまでにゲスト全員の出欠席の確認をしましょう。
人数が確定できたところで会場に伝え、会場レイアウトなども決めていきます。
☆POINT☆
先生と幹事の人数も含めた人数です。
■ゲスト人数やお食事代から予算を算出
収入－支出＝景品代となります。
収入（会費×参加人数）
支出（お食事代＋ハガキ代＋打ち合わせ代＋電話代＋先生へのプレゼント代）
となります。
☆POINT☆
恩師の先生方はご招待なので会費はいただきません。がご祝儀を頂くのが一般的です。
頂いたご祝儀は花束などプレゼントにしてお返ししましょう。
☆代行POINT☆
通常、景品代は5万円以上になるよう設定します。
参加率も満足度も上がります。
■当日の成功のカギは前日までの準備次第
いよいよ当日の準備をします。
手配するもの：ゲスト人数に合わせた景品・先生へのプレゼント
会場さんに確認：レイアウト確認・マイクなど音響機材確認・駐車場・飲み物、料理・飲み放題の時間等
用意しておくもの：進行プログラム・両替金（5万円分くらい）
決めておく係：受付係2名・進行係1名・お金の管理係
当日は司会進行・受付・会計の最低3名は必要になります。
得意分野を活かし、役割分担を決めておきましょう
☆POINT☆
会計係は特に気をつけて選びましょう。
■当日の流れを幹事全員で把握
何時にどこで集合、この時間までにこれを行うなど、タイムスケジュールは必須になってきます。
それを元に自分の分担をこなしていかないと、同窓会は成り立ちません。
祝辞は○○先生、乾杯は○○先生、締めのあいさつは幹事が行うなど、決めておかないとバタバタしてしまいます。
また、ゲストから事前に「発表したいこと」の要望が出てきます。それらの要望も取り入れ、みんなが楽しめる同窓会にしましょう。
☆POINT☆
タイムスケジュールを作ると、意外と忙しい事に気がつきます。
しっかり作って当日慌てないようにしましょう。
また、先生に乾杯などをお願いする場合は事前にお願いしておきましょう。
☆代行POINT☆
代行業者はしっかりとタイムスケジュールを作成します。
同窓会中に思いがけないことがあっても対応できるのはそのためです。
■ちゃんと人数が集まるかドキドキ。
いよいよ同窓会当日です。
幹事が自分の役割をしっかり果たしていきましょう。
なお、当日はお酒は控えた方がいいでしょう。（ゆっくり飲む時間もないと思いますが…）
当日の流れは大まかにこんな感じです。
| 17：30 18：00 19：00 20：00 |
受付開始 同窓会スタート 祝辞・乾杯の発声 歓談 ゲーム 歓談 締めのあいさつ クローズ 会計 |
会場に食事代を報告するため、ゲストの人数を最初・途中・最後で確認しておきます。
開始から一時間くらいのところで一旦会計を行い、来ているゲストの人数と会費が合うか計算します。
当日来てくれたゲストの人数によって余る会費が変わるので、パーティー中に調整します
☆POINT☆
各会場には【最低貸切保障】が決まっています。
『100名以上』や『40万円以上』など、お店によって違いますが、収容人数に対して貸切の最低金額です。
当然大きな会場ほど金額も大きくなります。当日の人数によっては赤字になるので、しっかり検討してください。
☆代行POINT☆
業者なら当日の人数で景品を増やしたり減らしたりできます。
パーティー中に計算し、途中の景品抽選ゲームで調整できるから余ることなく予算を有効に使えます。
■同窓会が終わって一安心、最後の会計です
会計は当日来た人数によって支払い金額が変わります。
また、最低貸切保証が設定されている会場だった場合はその金額もクリアしなければなりません。
貸切保証 200,000円だった場合は、当日３４名来ないとの赤字の計算になります
日程が決まったらいよいよ会場探しです。
会場探しの際に一番重要なのは大まかな人数です。
通常同窓会は案内人数の３～８割が参加してくれます。（300名様を招待した場合は90名から240名。）
ワイワイ楽しみたい、リーズナブルに、ちょっと高級感を…など、イメージに合わせた会場をピックアップし、電話で空き状況の確認をし、大まかな人数や予算を伝えておきましょう。会場によってお食事代が違うので、しっかりチェックしましょう。
☆POINT☆
各会場には【最低貸切保障】が決まっています。
『100名以上』や『40万円以上』など、お店によって違いますが、収容人数に対して貸切の最低金額です。
当然大きな会場ほど金額も大きくなります。当日の人数によっては赤字になるので、しっかり検討してください。
☆代行POINT☆
同窓会プラスのほとんどのお客様はリピーターです。
同窓会に参加されたゲストが「自分の高校の同窓会も頼みたい！」とオファーをしてくれることがほとんどです。
宣伝広告費を使わずに済むのでその分料金を下げています。
